Informações iniciais

 

Objetivo: 

Este manual tem por objetivo apresentar a forma de operacionalização, no âmbito do IFRO, do módulo Frotas do SUAP, para o usuário com perfil de "Agendador de Frota".
O agendamento de viagem deve ser utilizado tanto para reserva de veículo oficial para viagens a serviço quanto para atividades de rotina.

 

Setor Responsável: 

A Coordenação-Geral de Administração e Manutenção (CGAM) na Reitoria e as Coordenações de Serviços Gerais (CSG) nos campi, são os setores responsáveis por controlar as atividades de transporte, guarda e manutenção dos veículos oficiais, e são também os setores mantenedores do módulo Frotas do SUAP no âmbito de cada unidade do IFRO.

 

A CGAM é o órgão central de gestão do módulo Frotas do SUAP. Nesse sentido, as solicitações de atribuição de perfil de usuário para utilização do módulo Frotas do SUAP deverão ser encaminhadas à CGAM, pelo e-mail <manutencao.reitoria@ifro.edu.br> ou <cgam@ifro.edu.br>. Outros contatos: (69) 2182-9672 / (69) 9.9953-3745 (whatsapp institucional).

 

Eventuais erros no sistema que não guardem relação com a área de negócios do sistema deverão ser encaminhadas ao suporte técnico da ferramenta, pela Central de Serviços do SUAP.

Acesso ao sistema

  1. Para acessar o sistema basta digitar o endereço em seu navegador de internet: https://suap.ifro.edu.br/
     
  2. Na tela de login, informe o usuário e senha:


    Nota: O usuário deve digitar o login e senha utilizados para acesso ao computador de trabalho e aos demais sistemas do IFRO (serviço do Active Directory-AD).

    Atenção: Caso ainda não possua login, é necessário acionar o suporte técnico.
     
  3. Em caso de problemas de acesso, utilize as funções de recuperação de senha. Não tendo sucesso, acionar o suporte técnico de sua unidade (Vide ainda: https://www.ifro.edu.br/dgti/).
     
  4. Recomendamos aos usuários realizem simulações no ambiente de testes ( https://suap.qa.ifro.edu.br/ ), principalmente para aquelas operações para as quais o usuário não se sinta seguro em efetivar no sistema.

 

 

Solicitar agendamento de veículo

  1. Após login, o usuário será direcionado para a página principal do sistema. Em seguida deverá acessar o menu lateral, clicar em “Administração” > “Frota” > “Agendamentos”.


    Atenção: Caso a funcionalidade não esteja disponível é necessário solicitar à CGAM, por e-mail, a configuração de perfil de “Agendamento de frota” ao usuário. Somente a CGAM/Reitoria realiza a liberação de perfis ao módulo.
     
  2. Para adicionar solicitações, na tela inicial de “Agendamentos de viagens” clique no botão “Adicionar Agendamento de Viagem”.


    Atenção: A funcionalidade chama-se agendamento de viagem, mas deve ser utilizada inclusive para solicitações rotineiras de uso de veículos oficiais.
     

PREENCHIMENTO DA SOLICITAÇÃO DE VEÍCULO


Nota 1: A solicitação de veículo para uso rotineiro deve ser realizada com antecedência mínima de 1 (uma) hora, devendo o solicitante acionar a CGAM/CSG por meio do Whatsapp, Hangout ou telefone, quando registrada em em prazo inferior.

Nota 2: A solicitação de veículo para viagem deverá ser feita com, no mínimo, 05 (cinco) dias úteis de antecedência da viagem e devem ser listados todos os passageiros (servidores, discentes, colaboradores, etc.). Caso os passageiros não estejam cadastrados no sistema, deverá ser juntado arquivo com relação contendo nome completo, CPF e RG.

 

  1. Na tela “Adicionar Agendamento de Viagem”, é necessário preencher adequadamente os campos de acordo com a finalidade da solicitação e ao final clicar no botão “Salvar”.


    Objetivo: Finalidade resumida da viagem.
    Itinerário: Definição completa de todos os locais de destino previstos para a viagem, inclusive com as datas de pontos intermediários, se for o caso.
    Saída: Definição de data horário previsto para saída da sede do órgão. Atraso máximo tolerado de 30 minutos.



    Chegada: Definição de data horário previsto para retorno à sede do órgão. Atraso máximo tolerado de 30 minutos.
    Nome do responsável: Responsável pela realização/acompanhamento da viagem. Poderá ser indicado servidor diferente do solicitante.
    Telefone do responsável: Contato, preferencialmente institucional, do Responsável pela realização/acompanhamento da viagem. 
    Passageiros: Relação de servidores que ocuparão o veículo. Para o caso de ocupantes alunos, preencher em campo específico para esta finalidade. 

      
    Nota: Para viagens que ocupantes sejam alunos, preencher os campos acima.



    Local de saída: Cidade e local de embarque.
    Quantidade de diárias de deslocamento: Para deslocamentos cujo destino seja cidade diversa da sede, o motorista terceirizado fará jus ao pagamento de diárias, sendo 1 diária quanto houver pernoite e meia diária quando não houver.
    Interessados: Pessoa responsável pelo setor beneficiário com a realização da viagem.
    Documento de comprovação: Anexos diversos, como autorização prévia, lista de pessoas, etc.
    Solicitante: Com base neste campo a Chefia Imediata deste "solicitante" deverá autorizar o agendamento antes de seguir para a CGAM/CSG.
    Dispensa motorista: Caso o solicitante opte pela dispensa de motorista, deve observar que deverá haver servidor previamente autorizado para conduzir veículo oficial. No caso de dispensa de motorista, o campo "Quantidade de diárias" deverá ser zerado, uma vez que o registro é para diárias ao motorista terceirizado.

    Atenção: A autorização para servidor conduzir veículo oficial será concedida em caráter excepcional, devidamente justificado. Nesse caso, a solicitação devidamente ratificada pela chefia do setor requisitante deverá ser enviada à CGAM/CSG, que fará uma análise crítica da solicitação (histórico de infrações de trânsito, tempo e validade da Carteira Nacional de Habilitação, histórico de condução de veículo no IFRO, etc), e submeterá à autoridade superior para análise e deliberação. Toda solicitação de veículo ou de autorização para servidor conduzir veículos oficiais deverá conter aval da chefia do setor requisitante.
     
  2. Após o preenchimento, clique no botão “Salvar”.
    Opcionalmente poderá utilizar a função "Salvar e adicionar outro", que registra a requisição e limpa os campos da tela para um novo agendamento ou a função "Salvar e continuar editando", que registra a requisição, mas mantém o preenchimento atual da tela.


    Aviso: o servidor solicitante deverá acompanhar a situação da solicitação de agendamento de viagem no SUAP e, em caso de dúvidas, acionar a CGAM/CSG pelos contatos institucionais.

Aprovação da Chefia Imediata

APROVAÇÃO (OU NÃO) DA CHEFIA IMEDIATA

  1. Para todas as solicitações de “Agendamentos de viagens” deverá o Chefe Imediato avaliar previamente ao envio à CGAM/CSG, autorizando ou não.
  2. O Chefe Imediato, na tela inicial de “Agendamentos de viagens”, deverá selecionar a aba de "Pendentes de Autorização da Chefia" e clique no botão "Avaliar" no registro correspondente:


     
  3. Na tela seguinte, o Chefe Imediato deverá analisar a conformidade do pedido e clicar no botão "Autorizar" ou no botão "Não autorizar":


     
  4. Na janela que se abre no navegador, o usuário deverá confirmar a operação.
  5. Após aprovação da Chefia Imediata, a CGAM/CSG poderá avaliar disponibilidade para atendimento da solicitação. A coluna "Autorizado" indicar a manifestação da Chefia Imediata, enquanto a coluna "Situação" indica a análise da CGAM/CSG.

Pesquisar agendamento de veículo

CONSULTA AGENDAMENTO DE VIAGEM/SOLICITAÇÃO DE VEÍCULO

  1. Na tela inicial de “Agendamentos de viagens” são apresentados filtros para buscas de agendamentos efetuados, de forma consultar disponibilidade no período pretendido.



    Dica: Por meio da filtragem de agendamentos é possível acessar um registro existentes para editar ou excluir, caso a solicitação ainda não tenha sido analisada pela CGAM/CSG. Neste caso, utilize o botão de ação “Editar”.

    Atenção: Caso a viagem venha a ser cancelada ou adiada, deverá o solicitante comunicar, imediatamente, à CGAM/CSG para cancelar a requisição.

ACOMPANHAMENTO DA SOLICITAÇÃO DE VEÍCULO

  1. Após registrado o agendamento de viagem, os interessados poderão acompanhar a situação da análise por meio do SUAP, na aba “Agendamentos futuros”.


    Nota: Após deliberação da CGAM/CSG, o sistema indicará a situação de “Deferido” ou “Indeferido” para o pedido. É necessário consultar o detalhamento do agendamento para visualizar o veículo disponibilizado e o motorista, quando for o caso.


    Atenção: A definição do veículo a ser disponibilizado, bem como o motorista profissional terceirizado são de competência exclusiva da CGAM/CSG.
     

ALTERAÇÃO OU EXCLUSÃO DA SOLICITAÇÃO DE VEÍCULO

  1. Até o registro da decisão sobre o deferimento ou indeferimento da solicitação de agendamento de viagem, o solicitante poderá alterar os dados ou ainda excluir a solicitação. Para isto, basta clicar no botão de ação “Editar” e na tela seguinte realizar a ação que deseja.